Розглянемо, як можна шукати інформацію в MS Excel, використовуючи фільтри.

Для цього відкриємо ексель і набросаєм в ньому невелику таблицю.

Виділіть будь-яку клітинку в рядку заголовків, потім перейдіть на вкладку «Дані» і клацніть на кнопці «Фільтр»:

У рядку заголовків нашої таблиці в кожному стовпці з’являться «стрілки».

Зверніть увагу, що якщо у Вашій таблиці немає рядки з заголовками, то Excel автоматично вставить фільтр в першу рядок з даними:

Підготовчий етап завершено. Можна приступати до пошуку інформації.

Основи роботи з фільтрами

Застосування фільтрів до таблиці

Клацніть на значку у стовпці «Менеджер». Відкриється наступне меню:

В даному меню за допомогою прапорців Ви можете відзначати ті елементи, по яких необхідно фільтрувати дані.

Порада 1

Якщо в таблиці багато значень, то використовуйте рядок пошуку. Для цього почніть вводити в неї частину слова, яке Вам необхідно знайти. Список варіантів буде автоматично скорочуватися.

Мінус цього способу в тому, що можна відзначити тільки одне значення або декілька значень, що містять шукану фразу, але абсолютно різні значення знайти не вдасться. Тобто, наприклад, відразу знайти таким чином менеджерів по імені Сергій і Олександр не вийде, але можна знайти всі значення, що містять «Серг»: Сергій Сергєєв, Сергієнко і т. п.

Порада 2

Наприклад, Вам потрібно відзначити лише 2 значення з декількох десятків. Знімати прапорець вручну з кожної позиції крім потрібних досить затратно по часу. Для прискорення цього процесу зніміть прапорець з пункту «(Виділити все)». При цьому знімуться всі інші прапорці. Тепер можна відзначити лише ті пункти, які Вам потрібні.

MS Excel підтримує множинні фільтри, тобто фільтр відразу по декількох стовпцях.

Наприклад, Вам потрібно знайти всі замовлення менеджера Іванова від 18.01.2014.

Для початку натисніть на у стовпці «Менеджер» і виберіть Іванова.

Тепер клацніть на у стовпці «Дата відвантаження», зніміть прапорець «(Виділити все)» і виберіть 18.01.2014 або введіть в рядку пошуку 18 і натисніть «ОК».

Таблиця прийме наступний вигляд:

Аналогічним чином Ви можете продовжити фільтрувати дані по колонках «Опис», «Кількість» і т. д.

Зверніть увагу, що в стовпці, по яким був застосований фільтр, значок змінюється на .

Таким чином Ви завжди будете знати, за якими стовпчиках відбувається фільтрація даних.

Скасування фільтра

Для того, щоб зняти всі фільтри відразу, перейдіть на вкладку «Дані» і натисніть на кнопку «Очистити».

Якщо необхідно зняти фільтр лише з одного стовпця, залишивши фільтри іншим, клацніть на значку даного стовпця, напр., «Дата відвантаження» і клацніть на пункті «Видалити фільтр з »:

або

Якщо необхідно повністю відмовитися від фільтрів в таблиці, то перейдіть на вкладку «Дані» і клацніть на кнопці «Фільтр». Вона перестане підсвічуватися, з рядка заголовків зникнуть значки і і в таблиці відображаються всі дані.

До

Після

Додаткові налаштування фільтрів

В залежності від типу вмісту стовпців у фільтрів з’являються додаткові опції.

Текстові фільтри

Клацніть на значку стовпця «Менеджер», наведіть курсор на «Текстові фільтри», дочекайтеся появи меню і виберіть будь-який з критеріїв відбору або пункт «Настроюваний фільтр…». З’явиться наступне вікно:

  • 1. Умови «само» або «не одно» припускають, що шукане вираз стовідсотково збігається з вмістом комірки. Критерій «одно» залишає у таблиці лише ті рядки, у яких міститься вибране значення. Відповідно, критерій «не одно» залишає все значення, крім вибраного. Для спрощення завдання Ви можете вибрати потрібне значення з випадаючого списку:

  • 2. Умови «більше» і «менше» припускають, що в таблиці залишаться значення, які за алфавітом починаються з більш ранньою або більш пізньої літери. Наприклад, якщо вибрати значення «Іванов» при опції «більше», то в таблиці залишаться лише ті осередки, які починаються на букву «Ї»(Картів, Йогуртів тощо). А при опції «менше» – значення на літеру «З» (Захаров, Букін).
  • 3. Єдина відмінність умов «більше або дорівнює» і «менше або дорівнює» від попереднього пункту в тому, що фільтр включає і вибране значення.
  • 4. Якщо необхідно знайти всі значення, які починаються на «Іва», то використовуйте умова «починається з», а якщо хочете дізнатися, скільки у таблиці значень, що закінчуються на «рович», виберіть опцію «закінчується на».
  • 5. Відповідно, умови «не починається з» і «не закінчується на» припускають, що Вам не треба відображати в таблиці значення, що містять шукану фразу.
  • 6. При виборі умов «містить» або «не містить» можна вказати будь-яку фразу або сполучення букв, які необхідно включити або виключити з фільтра. Відмінність цього пункту від пунктів 1, 4 і 5, в тому, що шукана фраза може знаходиться у будь-якому місці клітинки. Наприклад, задавши в якості фільтра «Іва», в результаті отримаємо «Іванов Олексій», «Сергій Иваровский», «крива» і т. п.

Числові фільтри

Більшість умов ті ж самі, що і при текстових фільтрах. Розглянемо тільки нові.

  • 1. Умова «між». При виборі даного умови, у вікні відразу ж встановлюються потрібні критерії, що полегшує Вам завдання:

    Вам залишається тільки ввести значення із клавіатури або вибрати зі списку.
  • 2. Умова «Перші 10». Даний пункт має наступні опції:
    • Показати найбільші або найменші значення.
    • Скільки значень відобразити.
    • У цьому пункті потрібно пояснення з другим значенням: % від кількості елементів. Наприклад, у Вас в таблиці 15 рядків з числовими значеннями. При виборі 20% у таблиці залишиться тільки 15/100*20 = 3 рядка.

  • 3. При виборі умов «Вище середнього» або «Нижче середнього» Excel автоматично вираховує середнє арифметичне значення у стовпці і фільтрує дані згідно з критерієм.

Фільтр по даті

Дані умови не вимагають спеціальних розшифровок, оскільки їх значення легко зрозуміти з назв. Єдине на що варто звернути увагу, що в стандартному вікні вибору умов фільтра з’являється кнопка Календар для полегшення введення дати.

І ще трохи про фільтри

Є ще один спосіб фільтрації даних. Трохи перетворимо нашу таблицю:

Як бачите, ми її розфарбували.

Тепер, наприклад, нам необхідно знайти всі рядки з Красоткиным. Клацніть правою кнопкою на комірки з даними людиною і в меню виберіть «Фільтр». У новому меню є кілька нових опцій. В даному прикладі нам потрібний пункт меню «Фільтр по значенню…».

Якщо вибрати умову «Фільтр кольору…», то в таблиці залишаться рядки з осередками того ж кольору, що й активна клітинка (жовта заливка).

Якщо клацнути на «Фільтр за кольором шрифту…», то в нашій таблиці залишаться лише клітинки з червоним або чорним шрифтом, в залежності від того, яка клітинка активна в даний момент.

Останній пункт фільтра застосуємо тільки в тому випадку, якщо в таблиці використовується умовне форматування зі значками.

Адміністрація сайту висловлює подяку автору Олександр Царьов за підготовку матеріалу.

Джерело: http://techiteasy.org.ua/